如何設計一個技術性的演講 (Technical presentation)

在上一次寫好計劃書之後, 今次就來準備演講. 很多時候, 當你的計劃書被接納之後, 都需要去演講. 因為大老闆的時間很寶貴的, 沒有時間去細看你的計劃書.

其實, 這次我準備演講的目的, 不是真正需要一次演講. 而是我希望跟老闆傾談自己概念的時候, 可以更加流暢. 準備演講的過程, 可以幫人整理問題, 找尋可能受批評的地方.

作為創業者 / 高層 / 年輕的你, 常都需要去表現自己, 相信了解如何演講可以幫助你.

這篇文章就來淺談演講,為我們這些新手做個解決方案

演講 四大法則 Presentation 4P

  1. Product / Background (你的產品 / 計劃背景)
  2. Problem (現存問題)
  3. Possibilities (可行的方案)
  4. Possible solution / Recommendation (你所建議的方案)

這四個法則大概是整個演講的流程, 當然還需要一些頭尾配合, 在最後, 我會介紹我自己篇排的流程.

如果你是在介紹產品, 那你的第一個 p 就是說 product. 你需要說明這個產品的相關背景, 例如為什麼會想制造這個產品.如你你介紹的不是產品, 那就說明你的計劃背景.

第二個 p (problem) 就是說明現存問題, 很多時都是出現問題, 人才會找解決方案. 但成功了的人 (老闆) 很少會自己發現問題的.所以就由我們這些進取的下一代來告知他們.

第三個 p (Possibilities) 是希望你介紹現存的一些可行方案去解決 第二個 p 說明的問題. 為什麼方案一比方案二好 ? 為什麼你的方案可取 ? 就在這裡開始發揮了.

如果你是介紹產品的話, 第四個 p (possible solution)就是你整個演講的中心. 你就是在這裡推銷自己的產品, 說明為什麼你的產品可以解決第二個 p 的問題, 而第三個 p 中介紹的方案不可行. 個人來說, 我會把最多時間花在這裡.

演講注意事項

  1. Presentation 4 P 之前, 必需弄清演講對象 (Target audience). 在對象未明之前, 不要準備演講
  2. Presentation 4 P 之前, 必需弄清楚演講目的. 你是在找尋伙伴 / 投資者 / 買家 ?
  3. 說明事例時, 事不過三.
    記住人的記憶力有限, 舉出事例時, 四個太多, 二個太少. 三個就適中了.
  4. 進入正提前要先說明演講內容與次序 (scope), 並建議聽眾有需要的話可更改次序.
  5. 多用圖解, 避免一個 ppt 板面多於 3 + 1 ( 3 論點 + 1 題目)
  6. 最後需要作個總結 (conclusion)
  7. 記住 ppt 不是你的講稿, ppt 的目的只是用作表示圖解, 動畫, 數據等
  8. 需要預備一些敏感題目答案, 這些往往會是別人發問的東西
  9. 一個正式演講約十五分鐘 + 五分鐘發問 (Q & A)

我的演講流程示範

  1. Purpose 演講目的
  2. Scope 流程
  3. Background 背景
  4. Problem 問題
  5. Problem Examples (User experience scene) 案例
  6. Existing solutions 現行解決方案
  7. My product – How it can solve the problem ? 產品介紹
  8. Brief on my product architecture 產品設計
  9. Cost 成本
  10. Conclusion 總結

淺談設計技術性文章 – Technical writing for engineers and scientists

最近, 在寫技術性文章 / 計劃書 / 產品介紹 / 報告 時發覺, 
GOOGLE 竟然找不到一個好方法.
之後就去請教一位英文教授, 在他那裹借來了一本書
<<Pocket Book of Technical Writing - for Engineers and Scientists 2nd>>.
清楚易明簡潔地令你明白如何開筆, 一份技術性文章應該如何設計和應用什麼表達方式.
相信作為工程師 / 科學人員, 每天醉心於研究的你們, 
在表達自己成果的時侯都會跟我有同樣的煩惱.

從這本書了解到, 寫技術性文章約有四大部份

  1. 文章的目的和針對讀者
  2. 針對技術性文章的特點
    1. 技術性話題
    2. 多用圖形 / 圖畫表達
    3. 數字資料以表達數量與方向
    4. 由淺至深, 準確的表達方式
  3. 決定文章性質
    1. 計劃書
    2. 報告
    3. 研究報告
    4. 說明書
    5. 建議書
  4. 選擇不同部份的表達方式
    1. 說明名詞的含意 (classify terms)
    2. 結構性陳述 (Description of mechanism)
    3. 流程性陳述 (Description of Process)
    4. 圖表 (Visual)

本文以計劃書作為例子

一般的計劃書格式有時過於複雜, 
<<Pocket Book of Technical Writing - for Engineers and Scientists 2nd>> 
中建議了另一種計劃書格式 (Informal Proposals)

Informal Proposals

Introduction
  • Purpose - Describe the reason for writing this proposal (文章目的)
  • Background - Describe the problem that needs to be solved (問題背境)
  • Scope - Review what this proposal will and will not cover (文章範圍)
Discussion
  • Approach - Describe the proposed solution to the problem (解決方案)
  • Result - Show how the solution will solve the problem(成效)
  • Statement of work - List the tasks that will be performed (步驟)
Resources
  • Personnel - List those who will be doing the work and their qualifications (人才)
  • Facilities/equipment - List the physical resources required to do the work (資源)
Costs
  • Fiscal - List the financial costs of implementing the proposed solution (成本)
  • Time - List the time required to implement the proposed solution (時間)
Conclusion
  • Summary - Highlight the benefits and risks of adopting the proposal (總結)
  • Contract - Provide a contact for more information (聯絡)

以下是一些個人經驗

在落筆的時侯, 我們需要記住 – 文章是用來服侍讀者的 ! We are serving readers.

Introduction
在表達方式方面, 第一部份introduction 需要針對目標讀者, 使用較有吸引力的字句. 並在 scope 中說明這份計劃書只包括他們有興趣的話題.

Discussion
Approach 這部份是文章的中心, 建議在這裹運用一些技巧 (Description of mechanism / Process, part by part description). 而且需要加上圖表, 因為讀者都是懶惰的, 技術文章最大可能給讀者留意到的就是圖表.
在這裹可以用些圖片, 例如系統結構, 方便讀者明白.
到 statement of work 這部份時, 因為在顯示步驟, 請用 point form 表達.

Resource / Costs
在這些部份都是說明一些跟時間金錢有關的東西, 所以必要用圖表 / 計算表等東西來表達. 切記在金額上加上貸幣名 (HK$ / NT$)

Conclusion
這部份就是文章的概括, 有時一些比較忙的老闆可能就只看這一部份. 所以在這裹說話可以修飾得漂亮一點.
最後, 當然是在 contract 部份留下你的大名.

Visuals
多用圖表如 計算表 / 流程表 / 設計圖 / 結構圖 在什麼時候都有利 !

how to maintain a SME class network如何維護一個中小企的網絡 Agility 靈活性

Agility 靈活性

    1. IT Risk Management , 最煩惱的一定是靈活性, 不單是說技術上的靈活性, 還得要配合商業角度考慮. 例如寫出來的程序 code 不能循環再用, 就會造成 man power 的靈活性問題. 又例如知識的管理. 只有小部份員工擁有相關知識, 不能夠隨時互相交換工作, 亦會做成靈活性的問題. 靈活性問題是不能夠解決的, 只可以從一開始系統設計 / 方案管理中著手.
      1. Infrastructure design 系統設計

        一套 IT solution 的系統設計決定了它的靈活性, 例如有多少組 backup, 有多少組預備, 如何做系統轉移, 需要多少 hard code 和硬件, 需求的維護人手與成本. 特別要小心一些不可再用的資源 (non-reusable cost). 一套完整的 entreprise class IT Solution 價錢可以是數千萬.

        給大家一個好例子就是 DHL UPS 這些物流公司所用的物流系統, 自己追蹤每一件貨物位置, 每一員工和貨物手上都有相應的硬件. 硬件雖為 non-reusable cost, 但可以在多方面應用, 減低捐失. 對客戶方面 (client side), 它用了網站作為平台, 客戶可以 24小時追查自己的貨品位置. 有了這樣的系統, 貨物一接收到後就能 不停步移動, 減低存倉的成本.

        單以一個網站來說, 如果可以自動收客, 出單, 統計, 月結報告, 廣播新消息 已經是一個可以等同兩個員工的 IT solution.

      2. Virtualization 虛擬化

        在眾多IT 技術中, 虛擬化對 agility 的幫助特別大. 一般情況下, 要搬動服務器內的東西需要以每一個 application 計算. 但如果虛擬化後, 整台服務器都在一個檔案 file 之中, 可以方便地把它移到其他服務器而不需關掉電腦. 在安全性方面, 修復一台虛擬機比修復一台實體電腦來得容易. 而且系統資源會更容易分配, 達到更高的靈活性.

      3. Server independent software 跨平台軟件

        需要員工學會一套新軟件是十分昂貴的, 所以同一套軟件能夠在多個平台上使用十分重要.. 近年, 跨平台技術有 Java jvm, LAMP / WAMP. 其實是說一些程序語言的支援. 最常用的當然是網上牌軟件. 因為溜覽器的普及, 差不多所有平台都有溜覽器. 即使轉換了平台, 員工都可以照常的使用網上牌的軟件.

        在服務器上, Apache 所支持的軟件已經足夠應付大部份的需要. 世界上約有 80% 的網頁服務器都是使用 Apache .

      4. Modulization 模組化

        模組化意思是在程序 / 系統建立的時候, 以功能把硬件 / 軟件分類組成模組. 在下一次 / 在另一 project 需要相似東西時, 可以即時應用. 模組化可以減低相同功用的硬件 / 軟件重購的機會. 當模組儲存到一定量的時候, 還可以把它 productize / 做成一個資料庫, 形成一間公司最有價值的部份你的經驗

      5. Reusable resource 可再用資源

        可再用資源的例子有程序, 作業系統, 電腦, 知識, 書籍, 人才 …. 為什麼要注重可再用資源?除了金錢外當然還有時間, 使用可再用資源可減省生產時間, 而且可以比之前做更好. 即使你的公司是靠賣服務的, 例如寫網站. 使用可再用的資源才能令你真正賺錢. 否則之前所付出的時間都會白費了

how to maintain a SME class network如何維護一個中小企的網絡 – ACCESS

    1. Access 安全性

      相信不少朋友都會以為 IT risk , 最大問題的存在就是網絡安全. 其實非也. 造成捐失的多數都是穩定性與準確性不足. 被人入侵系統而造成的損失只作小數.

      而在這少數的入侵當中, 80% 以上都不是因為防毒系統 / 防火墙漏洞. 反而是網絡釣魚. 在本文將會講解一下.

      1. Firewall 防火牆

        其實什麼是防火墻 ? 防火墻可以阻擋不明要求 request 直接到達伺服器. 在家中, 如果希望多台電腦同時上網,則需要一台路由器. 這個路由器的配置 NAT firewall 都是防火墻的一種. Linux , 常用的防火墻軟件叫 iptables.

        防火墻還有多種功能如 Port forwarding, port redirect, load balancing …

        中小企中, 常用的少不了 NAT network address translation. 目的是令公司多台電腦可以同時上網 / 同一個地址使用多間網絡公司. 防火墻設定不到家可能避不過以下攻擊

        DDOS flooding – 傳送大量封包倒窒網絡
        Fire walking – 防火墻被穿透, 秘密暴光
        middle man attack – 認證資料被盜

        網絡安全與資源拉上很大關係. 沒有一本書可以教人完全防避攻擊, 因為這是一項比賽, 當有新技術/ 新服務時就必有新漏洞. 需要資金上的投資去維持高程度的網絡安全.

        中小企來說, 建議把 IT 成本上的 20% 放於網絡安全之上.

      2. User access control 權限管理

        除駭客入侵外, 員工的權限管理不完善亦會造成資料外洩. 不要讓一般員工看見經理的文件這個簡單的道理, 事實不是容易達到的.

        希望完善的管理權限, 需要 Role based access control. 大部份 ERP 軟件– entreprise resource planning 應該有預備的.

        除此之外, 因為密碼容易口傳口的流失, 應該強制性要求員工定期更改密碼. linux 做例子, passwd -x 這個指令已經有這個效果.

        在重要的文件上應該加上多重認證, 除密碼外, 還可考慮指紋, 電子證書, 問答題等認證方法.

        Data deletion 資料移除

        資料在電腦上按刪除後就會消失嗎 ? 當然不會了 ! 在磁碟上寫過的東西是永遠不會失去的 ! 隨便把它棄置就會造成資料流失.

        除燒掉磁碟外有什麼做法 ? 這是最容易的做法. 你還可以考慮市面上一些禎料危急回覆公司, 他們亦會幫客人刪除資料. 還有data deletion software 可以幫手.

      3. Anti-virus 防毒

        差不多每個 Windows系統都跟著一個防毒軟件吧. 大家有沒有想過為什麼老是中毒, 什麼是電腦病毒 ? 大部份所謂的電腦病毒就是為 windows 而設的程式, 令你的 windows 造成混亂. 如一些錯誤訊息 (硬碟已滿, cpu 過高, 網絡沒回應).

        但裝上防毒系統後就不停有些過敏徵狀.如不停彈出的危險警告. 員工不知道這些警告是什麼時, 就會影響工作效率.

        其實現在的 linux 除了玩電腦遊戲外, 不當機, 高效能,免費軟件等方面早就比windows 做得出色. 現在的 open office 已經支援絕大部份的文件處理工作. 最重要的最 Virus-free. 做老闆的不會再有中毒的煩惱.

        還不打算用 linux ? 可以考慮病毒過濾的防火墻, 亦有不錯的效果.

      4. Wireless lan security 無線網絡安全

        無線網絡安全是近年熱門的話題. 因為有別於一般線性的網絡, 無線網絡安全有以下幾點要特別小心.

        1. 網絡可達範圍
          就是說你的無線網絡天線的射程. 因為你的網絡是向四周廣散, 能夠接觸到的人遠比你想像的多. 即是說受攻擊機會亦愈多.

        2. 認證方式

          一般常用的認證在無線路由器上會用 pass phrase 表示. 切記要在16 個字符之上並包括英文/ 數字/ 符號.否則就很容易被強行破解.

          在家上網時, 經常會發現周圍有一些沒有打開認證功能的上網點 ap – access point. 即是說可以除時用這些 ap 來上網. 做老闆的你可要特別小心, 因為不法份子用了你的戶口上網後, 警察第一個就是來找你了!

        3. 資料加密方式

          常用資料加密方式有 wep / wpa / wpa2. 現時, wep 已經不是安全的加密方式, 駭客軟件例如 aircraft 已經有相當高的成功率擊破 wep. 以後在設定路由器時不要再選擇 wep !

          使用無線網絡時需要特別小心的是, 有時你會發覺網絡不停的斷線. 其實不是你的儀器問題. 而是一些駭客軟件在記錄你的登什數據.當有一定份量時, 就可以登入你的網絡.所以發現無線網絡斷線時,最後等一下才再登入 ap.

      5. phishing 網路釣魚

        什麼是 網路釣魚? 網路釣魚其實跟IT 技術沒有關係. 最簡單的網絡釣魚例子是打電話以交談方式騙得系統密碼. 更可以是真接走到系統主機前盜坎資料.

        這些 網路釣魚才是中小企中最常出現損失的原因.更佔整體的 80%.

        防避 網路釣魚需要加強員工陪訓,加強保安意識 – Risk awareless culture . 技術方面, 可以考慮把重要的資料分給兩個以上的員工保管. 例如一個檔案需要兩個開啟密碼.

        聽過以上的介紹後, 相信大家對網絡安全有了初步的認識.如有任何問題, 歡迎與我聯絡

        MSN: funnykeith@msn.com

Howto you choose your business IT solution 如何選擇你的資訊科技方案

在創業的情況下, 人才不足造成一個很大的問題. 很多時, 創業者還要充當技術員. 今天就來說說如何選擇中小企的 IT 設置. 以減低 IT 方面造成的煩惱.

剛創業時, IT 設置大致上是

公司網站, eshop, online sharing

選擇

寄存公司

自建伺服器

IT outsourcing ( 外判 )

寄存公司特性 hosting

硬件, 軟件, 支援都放在寄存公司

伺服器能力與權限低

開始成本較低, 但自主能力亦低

應變速度低

自建伺服器 / 租用伺服器

硬件, 軟件, 支援都完全掌握

擁有最大伺服器能力與權限

高自主性, 但開始成本較高

沒有現金的維護費 *有技術伙伴

應變速度高

IT outsourcing ( 外判 )

硬件, 軟件在自己地方

支援在外判公司

高伺服器能力與權限

高自主性, 開始成本較高

維護費應變速度成正比

以下大致把中小企分為兩類作分析

1)剛創業,未有自己的伺服器

2)已創業一段時間, 開始需要建立公司網絡

1)剛創業,未有自己的伺服器

剛創業時, 很多人都會選擇一些 hosting 公司, 有兩大原因.

1) 以為硬件所費不菲

2) 不想自行維護伺服器

特別要留心的是, hosting 公司一般會附上特別條款, 以致客戶要升級 / 更新時需要額外費用.

其實, IT 只是一門工具, 幫助你的成功. 因此,寄存公司,外判還是自建伺服器要以情況而定. 以下有數種情況

a) 如果你打算做服務性網站 – web applications

切忌找 hosting 公司, 因為建這類網站經常需要在伺服器作特別設定. 而且剛開始時期, 網站必然需要經常更新.你應該找的是好的技術伙伴, 以免長時間支付更新升級的龐大開支.個人認為, 沒有技術伙伴, 不要開設這類網站.

b) 如果你需要一個內聯網跟伙伴遙距合作

很多時, 剛創業都會是開 home office, 所以跟伙伴的網上溝通很重要.

這樣的話, ftp server ( File sharing server ) 看來是必要的. 除此以外, 你需要的是 crm / erp / project management tool 這類的系統. 在寄存公司租用這類系統所費不菲. 希望減省這筆費用的話, 可考慮自行搭建. 這類伺服器不太複習, 搭建後可考慮找外判公司維護.

沒有 IT 經驗的話, 從頭搭建伺服器會有一定難度, 本人有些已設定好的 CD/ 虛儀機,需要的可跟我聯絡

c) 如果你只需要一個介紹公司的網站

一般公司介紹網站就是說 關於我們, 聯絡我們, 服務 ” – “about us, contact us, service” 一類的介紹. 這類網站的系統要求不高. 而且寄存費亦不會太高, 可考慮寄存公司. 但說到專業的網站設計, 個人認為設計公司會做得更加出色.

即使是公司網站, 更新與維護都是小不免的. 應考慮一些 CMS – content management system作為網站系統, 有助加快更新速度. 而且配備的網站功能更齊全如: 討論區, 日誌,相冊這些宣傳必備的工具. 別考慮買一些太低價錢, 連登入系統都沒有的網站. 用這些網站的後果維護成本不菲.

此外, 購買網站時還要留意系統上限, 有些設計公司會刻意限制網站頁數, 相片 / 貨品.

其實網站就像你的一個員工, 需要長期投資與訓練才可到達預期效果.

CMS 會不會很貴 ? 到這裹看看就知道了 http://yubis.net

d) 如果你是靠網站做買賣的

一般 hosting 公司會一個 eshop與寄存服務一抨賣給你. 由數千塊到萬多塊不等. 得一提的是在付款後, 你的網站想追加的所有新功能都是要另外收費的, 即使你找到技術人員自行在寄存位置安裝. 例如加裝一個討論區, 亦需要授權費.

這類網站存放著大量客戶和貨品資料, 把它 搬家 的成本可能比買個新網站本身更高.

所以, 選擇前要先預算網站的規模 . 打算將來追加新功能的話, 付款前應先看清楚條文, 追加新功能要不要給授權費. 當然最好就是有技術伙伴, 外判在這個案上看來則用不上.

關於ehsop, 本人亦有些已設定好的 CD/ 虛儀機,希望一試擁有私家伺服器的話可跟我聯絡.

2)已創業一段時間, 開始需要建立公司網絡

這類中小企應該已經建好自己的網站, 有基本的 IT 設置, 之後考慮的將會是以下一些題目

安全問題 你可能需要 vpn

VPN – Virtual private network 是一種網絡加密技術, 令你在安全的情況下登入公司內聯網.

VPN大致分為三大類

1) pptp

微軟 Microsoft 開發的 vpn 技術, 登入時只需要使用者名稱密碼

安全程度較低, 但設定容易

2) ipsec 安全常用的 vpn 技術

登入時需要認證 certificate, 有雙重登入, 安全性高

設定與維護比較複習, 客戶端跟服務器最好是同一個軟件 ( 例如 cisco-cisco, openswing openswing )

3) ssl-vpn 用溜覽器認證的 vpn 技術

這是最近新興的技術, 不用安裝客戶端軟件, 就可以登入vpn.

安全性為 1) 2) 中間, 但易用跟穿牆力是最高的. ( 穿牆力: 穿過防火牆的能力 .. 這樣就 可以適應不同地方 )

選擇 vpn , 應該跟以要求之安全程度決定. 太安全就會不方便, 而且成本高. 太方便又不會安全

海外溝通 你可能需要 voip

VoIP, Voice over IP 簡單的說就是用寬頻線 broadband 代替電話線. 費用會比電話線低很多. 現在很多公司現在喜歡用 VoIP 打長途電話.

自建 VoIP 服務器不是一件容易的事, 希望一試的話, 可到 google 找找 Astrisk

資料保全 你可能需要遙距備份

遙距備份就是說把你的資料備份到另外的地方. 不是說另外的電腦, 而是另外的地點如: 由香港備份到新加坡.

9/11 之後, 很多公司都十分關注這種備份, 因為伺服器的救援速度可以決定公司的命運. 如此重要的東西應該找專業的公司幫忙. 但希望自己解決的亦有方法. * 最好先登入 vpn 才備份, 以免資料外洩

做遙距備份常用的的技術叫 increment backup, 即是說每一次更新只複制更改過/ 新加入的地方, 舊的地方不動. 在開源世界中, 有一個套件叫 rsync 把這事程發揮得很好.

做定期遙距備份關係到大量伺服器與網絡設定, 在這裹就不詳說, 簡單的就是

1)建立一個 linux / unix server

2)設定為一個網絡存儲裝置

3)把公司的檔案放上去,假設檔案名稱為 /home/backup

4)/etc/crontab 加入每小時更新 : rsync -rtlzv –delete 你的遙距地址 /home/backup

*遙距地址的伺服器都需要安裝 linux / unix

如果想試用遙距備份/ vpn, 本人亦有實驗環境, 可跟我聯絡

Cost of service type business 服務業的創業成本

服務業主要的 IT 應用在於管理業務, 當然亦會有人作網上營銷, 至於這放面可以凡參考我之前的

https://keithyau.wordpress.com/2008/11/18/電子商務-e-commerse-創業之成本

以下會開補習介紹網站作例子

建立網上服務關係到大量的網絡流量, 而且有大量的電郵收發. 因此自建服務器會比較合適
這所補習介紹就是自建服務器的 http://hottutor.com.hk/

  1. 軟件

    Windows 平台
    服務平台 ( Windows server 2003 ) $3000, 因版本而定
    Windows IIS 網頁伺服器 – 內建在 windows server 2003 / windows xp
    Access database – MS office 套件 $3000
    SQL server 2005
    1.Enterprise Edition $25,000/processor(美金計價)
    2.Standard Edition $6,000/processor
    3.Workgroup Edition $3,899/processor
    4.Express Edition 免費
    Exchange server價錢 http://www.microsoft.com/taiwan/exchange/howtobuy/default.mspx

    Linux 平台

    Ubuntu Linux 免費
    Apache server 免費
    MySQL server 免費
    PHP plugin 免費
    Scalix server / postfix mail 免費

  2. 硬件

    雙核心或以上個人電腦 約 $3000
    amd 6000+ $700
    Hard disk 320GB WD YS – 企業牌 $399 * 2
    kingston 4GB RAM $350

  3. 技術支援

    救援與備份

    以防佝服器失靈, 需要一備用伺服器. 備用伺服器不需太大的能力, 只用作不時之需. 可以用家中的 Windows XP 暫做, 只需打開 iis 功能, 定期把網站拷貝一份到 windows xp 上就可以了. 當然, 收入不錯的話, 應該找專業人事幫忙, 令佝服器失靈時, 備用伺服器即時開動 Prepare Redundancy.

    公司網站

    即是用作給與服務的網站, 類似補習介紹的網站需要的是資料實時更新, 當有新客戶提出要求時, 系統可以立即通知有潛質的導師和營業員 real time response, 方便即時更進. 那就是說需要針對潛在客戶, 客化設定資料庫 database. 而且這類網站擁有大量個人資料包括客戶的身份證號碼, 網絡保安 network security 要多加小心, 不然會惹上官菲. 還有些討論區 forum, 留言板, 導師博客 blog 可說是必須品. 這樣的網站約價不會少於 $8000. 之後更需要有網絡安全的智識的專業人才維護, 以免資料外洩.

    寬頻上網
    條例上,家用寬頻是不可對外開放伺服器的. 因此, 需要一條商用寬頻. 價錢約為月費 $ 350 vdsl 2 MB

總數
軟件: $10000 使用開源軟件則免費
硬件: $3000
支援: $8000 + 月費 $350
保安: $ ? 因應要求而有很大分別

如何建立家中辦公室 How to setup your home office

近來經濟低迷, 想必有些有志之士把握這個”危機”, 建立自己的事業.

創業其中一個關建是減低成本. 因為租金問題, 創業時難免會考慮家中辦工 home office. 現時 home office, 必然跟資訊科技與桌上電腦拉上關係. 在個人電腦硬件的價格不斷降低之下, 買軟件就成為創業成本中較大的一部份.今天, 我想分享一下如何設立 home office 與創業時所需要的軟件.

想信有不少人對windows 有一定的了解, 言而, 使用 windows 創業的成本較高. 因此, 以下介紹的都是免費開源軟件.足夠公司新成立之用.

基本硬件需求

1. 家庭桌上電腦一部

HOME OFFICE 需要之桌上電腦軟件
1. 作業系統 Ubuntu 8.04 / 8.10
2. OpenOffice + 設定範本
3. 上網 (firefox)
3. 電郵收發 (thunderbird)
4. MSN (pidgin)
5. 中文輸入法 (gcin)

如何使用與安裝 ubuntu Linux, 請參考以下文章
http://yubis.hk.blog.163.com/

P.S. 關於ubuntu 上列引的問題
大部份印表機只要用 usb 連接上電腦即可以用

特別行業軟件與開源軟件之對照

Photoshop -> GIMP http://www.gimp.org/
ColDraw -> Inkscape http://www.inkscape.org/
3Dmax -> blender http://www.blender.org/
AutoCAD -> QCAD http://www.qcad.org/

創業需要的 IT 支援

1. 公司網站
2. 網上營銷
3. 桌上電腦搖遠控制
4. 資料保安與備份
5. 協同合作軟件

1. 公司網站

公司網站是現今不可或缺的, 網站就像貴公司的門市部, 宣傳部, 資詢部 與 客戶服務部. 一般人認為付了一次性的費用, 網站就可以為公司帶來客戶. 其實, 網站就像貴公司的員工, 需要長期投資, 陪訓和更新方可帶來效益. 一個好的網站, 有能力把一間個人公司打扮成國際企業.

個人認為, 應該把原本投資在買軟件的資金放在網站上更有價值.

架設一個網站需要不少功夫:
硬件 – 寬頻 broadband, 服務器, 路由器, 防火墙
軟件 – 支持實時更新之網站核心, 網站設計, 外觀 css, 內容, 相片, 資料庫

重點 ! 需要維護網站與服務器的知識

創業者來說, 硬件只需要一部家庭個人電腦就足夠了. 但因為成本與時間問題,創業時應該專注在已有的知識之上. 因此, IT 專業以外的創業者最好找幫手.

市面上寫網站和做寄存的公司有很多, 但沒有少間到達專業水平. 網站的水平可參照 – http://www.w3c.org , 有效提升網站的效能與搜尋器優化 SEO.寄存公司往往有很多使用條款, 對未來升級更新造成資金上的影響.

寄存公司大部份都是於 97 – 98 年成立的. 大家都有聽說過 IT 泡沬吧. 那時的個人電腦能力低, 虛擬化未成熟,以致做寄存的創業成本較高. 寄存公司需要定立一些條款來減低維護費用.單看服務例表已經有上百項.

有點複雜吧. 所以, 聰明的做法就是把整個 IT 維護外判給專業人士 outsource. 自己只負責把資料輸入網站, 因為這是別人取代不到你的東西, 時間才花得最有價值.

2. 網上營銷

這相信是創業者最關注的部份, 如何在網上做宣傳. 一般來說, 網上宣傳手法主要分以下部份

a. 購買廣告欗 – yahoo 廣告, google 廣告
b. 搜尋引擎優化 SEO
c. 以博落格 / 博客做宣傳 blog advertising
d. 建立客戶關係 -forum, news notice mail

a. 購買廣告欗

購買廣告欗是成本最高的手法, 搜尋器會以拍賣 bid 的形式來決定買家的排名.
好處是不花費的時間最少.

例如: A B C 三人競投”it solution” 這個關鍵字
A用10塊
B用7塊
c用15塊

當客戶搜尋it solution 時, 公司出現次序將會是 C B A.

通常好的關鍵字已經給大公司 bid 到很高的價錢, 因此購買廣告欗不適用於創業者. 因為會引致前期投資成本過高.


b. 搜尋引擎優化 SEO

這是一個良好網站需要具備的條件. 約分三部份

1. 網站文字內容需要 2-8% 的搜尋關鍵字 keyword, 不能太多
2. 網站代碼需要具備搜尋器親和力 SEO friendly
3. 網站需連帶有價值的,內容豐富的外鏈 links

除以上外, 更可細分針對每一個搜尋引擎 yahoo / google / msn 進行不同的優化.

第一點跟第三點依靠的是創業者的商業頭腦, 寫文章的功力與豐富資料.而第二點則靠網站本身的設計. 切忌購買太低成本的網站, 可能會因為省了一兩千塊而造成損失.

c. 以博落格 / 博客做宣傳 blog advertising

這是現時最流行而且效用最好的做法. 道理很簡單, 以網絡日誌寫下自己的專業智識, 讓潛在客戶了解你的專業. 讓客戶可以留下問題, 了解市場需要.

一兩篇文章是不足夠的, 這個做法需要投入大量時間去存文章, 而且是長線投資.成效沒有購買廣告的來得快. 但可以增加貴公司的說服力.

d. 建立客戶關係

跟 SEO 一樣, 建立客戶關係是近來建立網站必做的一環. 方法是於自己的網站加上使用者登入系統 討論區 留言板 或 聯絡方法. 當公司有新資訊時, 以潛在客戶留下的電郵廣發電郵通知 mass mail

想必大家都有收過些銀行, 電訊公司寄來的電郵吧. 這是同樣道理

3. 桌上電腦搖遠控制

創業時, 所有事都親力親為. 難免東奔西走, 因此, 任何時侯都可以控制 home office 上的電腦變得重要.

在 windows 上, 可以用內置程式做到, 方法就不多說了. 在上面介紹的 ubuntu linux, 一樣可以做到同樣, 什至更佳的效能.

如何搖控 ubuntu, 請參考以下文章
http://www.ubuntugeek.com/how-to-use-remote-desktop-in-ubuntu-810-intrepid-ibex.html

除以上方法外, 更可以考慮把 ubuntu linux 安裝在 usb 手指之上, 這樣就可以在任何地方開啟自己的辦公室.


4. 資料保安與備份

把自己的生意寄托在一部電腦之上, 將會存在一些風險. 好像資料遺失, 電腦中毒都會令閣下蒙上不必要的損失. 所以資料保安與備份極為重要.

基本的備份方法很簡單, 只需要把重要的檔案備份在外置硬碟之上. 如果需要備份系統設定, 可參考這個網址: http://www.remastersys.klikit-linux.com/

這裹提供一個軟件, 可以將現時的 ubuntu linux 壓制成一隻光碟

在ubuntu 的安裝方法

打開 terminal 輸入
sudo vi /etc/apt/sources.list

加上這行
deb http://www.remastersys.klikit-linux.com/repository remastersys/

在terminal 再輸入
sudo apt-get update; sudo apt-get install remastersys

完成安裝後輸入
sudo remastersys backup yourfilename.iso

*yourfilename.iso 是你自己自訂的檔案名稱

最後, 在 /home/remastersys/remastersys 中找出檔案燒出光碟

打開 terminal 輸入
sudo nautilus
按鍵 CTRL+L
輸入 /home/remastersys/remastersys
找出檔案 yourfilename.iso
按 mouse 左鍵 -> open CD /DVD creater
燒出光碟即可

至於資料保安,基本來說就是把所有密碼設定成長度最少16個字, 其中包括數字 英文 附號. 定期最少一個月換一次密碼. 在辦公電腦切忌上一些不明網站. 因為 linux 本身就比 windows 安全, 如果是用 ubuntu 的話, 這樣就足夠創業者的保安程度.

資料保安是很大範圍的, 如需要更專業的保障, 應該找 IT SOLUTION 公司幫忙.

5. 協同合作軟件

到這裹, 一間個人公司的 home office 設定經已差不多了. 接下來就是如果找到合作伙伴的話, 應該如何處理 home office 中合作的問題.

因為伙伴都在 home office 工作的話, 需要一些溝通渠道. 例如檔案分享, 項目管理, 客戶管理. 在新創業與開源軟件支持的情況下, 一些大家可能聽過的企業系統如 ERP, CMS, CRM 都變得垂手可得.

沒有 IT 專業的支持下, 維護這些系統會造成問題.

出名的開源系統有
CMS-> Drupal, Joomla
ERP-> OpenERP, WebERP
CRM-> SugarCRM

特別介紹 Drupal http://drupal.org 這個知名的內容管理系統, 插件支持基本的 ERP, CRM. 這已經可以滿足剛創業時的需求

其他支持

有一些高級 home office 用戶, 更會考慮以下方案

1. 寬頻電話 voip phone
2. 虛擬網絡 vpn
3. 異地備份 remote backup

這些設備都需要一定的成本, 應該因應需要才增加

如閣下希望找尋適當的方案, 可參考 http://yubis.net

服務性網站 web 2.0 application 之創業成本

有很多網友充滿想像力的網友對建立服務性網站很大興趣. 但估計一個服務性網站成本是最困難的.某程度上, 建立這樣的網站跟程式開發沒有分別. 成本與 人才, 概念, 政治氣侯等抽拉上關係.

可以說開發服務性網站最大的成本在於 IT 人才. 打算向這方面著手的創業者應先考慮有沒有長期合作的技術顆伴

a) 軟件

windows XP professional OEM $1100 * 開發人員的數量

開發平台以開發語言區分
java -> netbeans / eclipse 免費
c / c++ -> 一般 text editor 免費
php -> Symphony php framework, Zend php framework 免費
asp / .NET -> Visual studio $5500

b) 硬件

寫程式需要的電腦反而不需要太高, 一般個人電腦都足夠

普通的個人電腦 $2500 * 開發人員的數量
普通的顯示器 (17吋) $1300 * 開發人員的數量

開發自己的系統, 自家伺服器是少不了的. 所以在個人電腦總數上加一

c) 支援

求援與備份
在自家伺服器上加一個備份功能, 就不用再買網路硬碟 NAS 了.
相信開發程式的技術人員會懂得如何設立 NAS 的.

此外, 令程式開發更有效率, 應考慮安裝 cvs – version control system. 這是用來管理源碼的.
同時都需要考慮方案管理系統 project management tool, 方便遙距合作.
方案管理系統介紹: http://dotproject.org http://projectpier.org
以上的套件配置需要 LAMP 設定, 因此, 成本在於有沒有這樣的技術人員

$ = 技術人員的質數

網站
網站就是你開發的產品, 因此, 不需要特別再寫網站

寬頻上網

因為開發人員可能在不同的地方工作, 所以需要一些對外開放的伺服器.
條例上,家用寬頻是不可對外開放伺服器的. 因此, 需要一條商用寬頻. 價錢約為月費 $ 350 vdsl 2 MB

其他:
商用資料庫 http://www.mysql.com/, http://www.oracle.com
為什麼會加商用資料庫這行, 因為當網站人流大的時侯,一般的免費資料庫是支援不到的

總數
軟件: $6600 * 開發人員的數量 — 使用開源軟件則免費
硬件: $3800 * 開發人員的數量 + 1
支援: 月費 $350
人才: 無價