how to maintain a SME class network如何維護一個中小企的網絡 – Accuracy

  1. Accuracy 準確性
    1. Information accuracy 資訊準確性
      1. 資訊準確性其實不太關係於IT 系統的部署, 而是員工的陪訓, 資料整理的流程, 客戶/ 股東所提交的資料,行業的知識/資訊 更有關係. 企業的資料庫就是建基這些資訊 information之中. 基於這些流程, IT 技術人員才可以為企業打造獨有的資料庫.確定了商業流程後, 則需要一個可靠 又 準確的關係圖 ER diagram

        673px-er_diagram_mmorpg

        來源: http://ogrebear.com/?p=201

        為什麼要設計一個資料庫 ? 當資料收到資料庫, 經過整理可得出不同的結論而作有不同的用途. 例如作市場調查 / 統計. 這方面的科學叫 Data mining.

        所以從一開始就要把資料庫設計得好小心, 否則小小的誤差可引致日後的大錯誤. 生意上的預算失準就造成重大損失.

      2. non-system source accuracy 來源準確性

        non-system source 的例子有員工的技能/ 知識, 人手再輸入資料, 輸入資料核對流程. 這些來源都有可能造成錯誤.

        大型企業都會在重要的資料上進行多重核對, 銀行在準確性這方面特別到家.資源較少的中小企之中, 最容易出錯的地方相信是員工的技能/ 知識. 一個部門隨時只有一位員工負責, 並沒有機制 / 資源去核對資料的來源. 引致決定錯誤. 比如說IT 部門, 相信很多中小企都只有一至兩位IT 部員工, 這情況下什麼資訊最客易不準確呢 ? 簡單說數個例子

        1. 伺服器繁忙,需要更換, 可能只是設定有問題

        2. bandwidth 不夠, 可能只是郵件伺服器不斷發電郵

        3. windows linux , 可能只是技術不夠好

          以上的不準確造成了什麼後果? 當然是作為老闆的您花多不少錢了
          找出名的IT consultant 就可以了嗎? 那一樣是需要付很多錢.

          還未開始部署? 那您就是幸運的一位. 這裹有免費的 IT 部署資詢
          Http://yubis.net

        3. Control accuracy 管理準確性

        管理在這裹是指為內部管理, 自動化管理, 管理流程 / 機制, 監察系統.

        相信大家都知道 effective efficient 的分別, 就是說要快捷有效地把事情做好. 要令事情發展順利, 監察系統尤其重要. 管理準確性是指在準確充足的資料提供下可造出正確的決定. 別以為這是一件容易的事. 例如說 ERP system. 企業要出年報 financial report , 什麼會影響年報的準確性 ?

        1. 員工錯誤輸入資料
        2. 員工越權更改資料 (例如一般員工擁有經理的權限)
        3. 上有政策下有對策 (正確指令未能下達 / 報告未能反映實制情況)有什麼解決方法 ? Machine wont fick. 可以考慮引入電腦系統, 減省能接觸重要資料的人手. 人手減省後作員工陪訓與建立可信任關係亦相對容易. 當然亦需要權限管制. 選用 ERP 時可考慮有 role based access control 的產品. role based access control 就是說在 ERP system 之中, 使用者權限以實際職級定義. 例如, CEO 比經理高級, 管理員可更改系統設定, 但不可以查看資料.

          管理系統有什麼介紹, 在開源社群中, 注名的有 dotproject, drupal + ERP / CRM, tinyERP, openERP, vtiger .. 當然, 希望有絕佳的效果, 得花一點錢去設計.

          有了良好的監察 / 管理系統, 相信您的生意定必蒸蒸日上, 投資都會得到回報.

          如有任何問題 / 建議, 歡迎聯絡 MSN: funnykeith@msn.com

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