如何建立家中辦公室 How to setup your home office

近來經濟低迷, 想必有些有志之士把握這個”危機”, 建立自己的事業.

創業其中一個關建是減低成本. 因為租金問題, 創業時難免會考慮家中辦工 home office. 現時 home office, 必然跟資訊科技與桌上電腦拉上關係. 在個人電腦硬件的價格不斷降低之下, 買軟件就成為創業成本中較大的一部份.今天, 我想分享一下如何設立 home office 與創業時所需要的軟件.

想信有不少人對windows 有一定的了解, 言而, 使用 windows 創業的成本較高. 因此, 以下介紹的都是免費開源軟件.足夠公司新成立之用.

基本硬件需求

1. 家庭桌上電腦一部

HOME OFFICE 需要之桌上電腦軟件
1. 作業系統 Ubuntu 8.04 / 8.10
2. OpenOffice + 設定範本
3. 上網 (firefox)
3. 電郵收發 (thunderbird)
4. MSN (pidgin)
5. 中文輸入法 (gcin)

如何使用與安裝 ubuntu Linux, 請參考以下文章
http://yubis.hk.blog.163.com/

P.S. 關於ubuntu 上列引的問題
大部份印表機只要用 usb 連接上電腦即可以用

特別行業軟件與開源軟件之對照

Photoshop -> GIMP http://www.gimp.org/
ColDraw -> Inkscape http://www.inkscape.org/
3Dmax -> blender http://www.blender.org/
AutoCAD -> QCAD http://www.qcad.org/

創業需要的 IT 支援

1. 公司網站
2. 網上營銷
3. 桌上電腦搖遠控制
4. 資料保安與備份
5. 協同合作軟件

1. 公司網站

公司網站是現今不可或缺的, 網站就像貴公司的門市部, 宣傳部, 資詢部 與 客戶服務部. 一般人認為付了一次性的費用, 網站就可以為公司帶來客戶. 其實, 網站就像貴公司的員工, 需要長期投資, 陪訓和更新方可帶來效益. 一個好的網站, 有能力把一間個人公司打扮成國際企業.

個人認為, 應該把原本投資在買軟件的資金放在網站上更有價值.

架設一個網站需要不少功夫:
硬件 – 寬頻 broadband, 服務器, 路由器, 防火墙
軟件 – 支持實時更新之網站核心, 網站設計, 外觀 css, 內容, 相片, 資料庫

重點 ! 需要維護網站與服務器的知識

創業者來說, 硬件只需要一部家庭個人電腦就足夠了. 但因為成本與時間問題,創業時應該專注在已有的知識之上. 因此, IT 專業以外的創業者最好找幫手.

市面上寫網站和做寄存的公司有很多, 但沒有少間到達專業水平. 網站的水平可參照 – http://www.w3c.org , 有效提升網站的效能與搜尋器優化 SEO.寄存公司往往有很多使用條款, 對未來升級更新造成資金上的影響.

寄存公司大部份都是於 97 – 98 年成立的. 大家都有聽說過 IT 泡沬吧. 那時的個人電腦能力低, 虛擬化未成熟,以致做寄存的創業成本較高. 寄存公司需要定立一些條款來減低維護費用.單看服務例表已經有上百項.

有點複雜吧. 所以, 聰明的做法就是把整個 IT 維護外判給專業人士 outsource. 自己只負責把資料輸入網站, 因為這是別人取代不到你的東西, 時間才花得最有價值.

2. 網上營銷

這相信是創業者最關注的部份, 如何在網上做宣傳. 一般來說, 網上宣傳手法主要分以下部份

a. 購買廣告欗 – yahoo 廣告, google 廣告
b. 搜尋引擎優化 SEO
c. 以博落格 / 博客做宣傳 blog advertising
d. 建立客戶關係 -forum, news notice mail

a. 購買廣告欗

購買廣告欗是成本最高的手法, 搜尋器會以拍賣 bid 的形式來決定買家的排名.
好處是不花費的時間最少.

例如: A B C 三人競投”it solution” 這個關鍵字
A用10塊
B用7塊
c用15塊

當客戶搜尋it solution 時, 公司出現次序將會是 C B A.

通常好的關鍵字已經給大公司 bid 到很高的價錢, 因此購買廣告欗不適用於創業者. 因為會引致前期投資成本過高.


b. 搜尋引擎優化 SEO

這是一個良好網站需要具備的條件. 約分三部份

1. 網站文字內容需要 2-8% 的搜尋關鍵字 keyword, 不能太多
2. 網站代碼需要具備搜尋器親和力 SEO friendly
3. 網站需連帶有價值的,內容豐富的外鏈 links

除以上外, 更可細分針對每一個搜尋引擎 yahoo / google / msn 進行不同的優化.

第一點跟第三點依靠的是創業者的商業頭腦, 寫文章的功力與豐富資料.而第二點則靠網站本身的設計. 切忌購買太低成本的網站, 可能會因為省了一兩千塊而造成損失.

c. 以博落格 / 博客做宣傳 blog advertising

這是現時最流行而且效用最好的做法. 道理很簡單, 以網絡日誌寫下自己的專業智識, 讓潛在客戶了解你的專業. 讓客戶可以留下問題, 了解市場需要.

一兩篇文章是不足夠的, 這個做法需要投入大量時間去存文章, 而且是長線投資.成效沒有購買廣告的來得快. 但可以增加貴公司的說服力.

d. 建立客戶關係

跟 SEO 一樣, 建立客戶關係是近來建立網站必做的一環. 方法是於自己的網站加上使用者登入系統 討論區 留言板 或 聯絡方法. 當公司有新資訊時, 以潛在客戶留下的電郵廣發電郵通知 mass mail

想必大家都有收過些銀行, 電訊公司寄來的電郵吧. 這是同樣道理

3. 桌上電腦搖遠控制

創業時, 所有事都親力親為. 難免東奔西走, 因此, 任何時侯都可以控制 home office 上的電腦變得重要.

在 windows 上, 可以用內置程式做到, 方法就不多說了. 在上面介紹的 ubuntu linux, 一樣可以做到同樣, 什至更佳的效能.

如何搖控 ubuntu, 請參考以下文章
http://www.ubuntugeek.com/how-to-use-remote-desktop-in-ubuntu-810-intrepid-ibex.html

除以上方法外, 更可以考慮把 ubuntu linux 安裝在 usb 手指之上, 這樣就可以在任何地方開啟自己的辦公室.


4. 資料保安與備份

把自己的生意寄托在一部電腦之上, 將會存在一些風險. 好像資料遺失, 電腦中毒都會令閣下蒙上不必要的損失. 所以資料保安與備份極為重要.

基本的備份方法很簡單, 只需要把重要的檔案備份在外置硬碟之上. 如果需要備份系統設定, 可參考這個網址: http://www.remastersys.klikit-linux.com/

這裹提供一個軟件, 可以將現時的 ubuntu linux 壓制成一隻光碟

在ubuntu 的安裝方法

打開 terminal 輸入
sudo vi /etc/apt/sources.list

加上這行
deb http://www.remastersys.klikit-linux.com/repository remastersys/

在terminal 再輸入
sudo apt-get update; sudo apt-get install remastersys

完成安裝後輸入
sudo remastersys backup yourfilename.iso

*yourfilename.iso 是你自己自訂的檔案名稱

最後, 在 /home/remastersys/remastersys 中找出檔案燒出光碟

打開 terminal 輸入
sudo nautilus
按鍵 CTRL+L
輸入 /home/remastersys/remastersys
找出檔案 yourfilename.iso
按 mouse 左鍵 -> open CD /DVD creater
燒出光碟即可

至於資料保安,基本來說就是把所有密碼設定成長度最少16個字, 其中包括數字 英文 附號. 定期最少一個月換一次密碼. 在辦公電腦切忌上一些不明網站. 因為 linux 本身就比 windows 安全, 如果是用 ubuntu 的話, 這樣就足夠創業者的保安程度.

資料保安是很大範圍的, 如需要更專業的保障, 應該找 IT SOLUTION 公司幫忙.

5. 協同合作軟件

到這裹, 一間個人公司的 home office 設定經已差不多了. 接下來就是如果找到合作伙伴的話, 應該如何處理 home office 中合作的問題.

因為伙伴都在 home office 工作的話, 需要一些溝通渠道. 例如檔案分享, 項目管理, 客戶管理. 在新創業與開源軟件支持的情況下, 一些大家可能聽過的企業系統如 ERP, CMS, CRM 都變得垂手可得.

沒有 IT 專業的支持下, 維護這些系統會造成問題.

出名的開源系統有
CMS-> Drupal, Joomla
ERP-> OpenERP, WebERP
CRM-> SugarCRM

特別介紹 Drupal http://drupal.org 這個知名的內容管理系統, 插件支持基本的 ERP, CRM. 這已經可以滿足剛創業時的需求

其他支持

有一些高級 home office 用戶, 更會考慮以下方案

1. 寬頻電話 voip phone
2. 虛擬網絡 vpn
3. 異地備份 remote backup

這些設備都需要一定的成本, 應該因應需要才增加

如閣下希望找尋適當的方案, 可參考 http://yubis.net

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